Política de tratamiento de datos personales

Versión: 1.0
Fecha de entrada en vigencia: 14/10/2026

2.1 Responsable del tratamiento

2.2 Marco normativo

Esta política se expide en cumplimiento de:

• los artículos 15 y 20 de la Constitución Política;
• la Ley Estatutaria 1581 de 2012;
• el Decreto 1377 de 2013, compilado en el Decreto Único 1074 de 2015;
• las instrucciones de la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC).

Para el tratamiento de datos de niños, niñas y adolescentes, también se tiene en cuenta la Ley 1098 de 2006 (Código de la Infancia y la Adolescencia).

Como federación miembro de World Athletics, la Federación aplica además sus Reglas de Competición, sus reglas antidopaje y de integridad, a cargo de la Unidad de Integridad del Atletismo (AIU), y su Política de Salvaguarda, que protege a los deportistas y en especial a los menores de 18 años. Cuando esas reglas y la ley colombiana regulen un mismo asunto, se aplica la norma que dé mayor protección al titular de los datos.

2.3 Definiciones

Para efectos de esta política:

• Autorización: consentimiento previo, expreso e informado del titular para llevar a cabo el tratamiento de sus datos personales.
• Aviso de privacidad: comunicación verbal o escrita que informa al titular sobre la existencia de esta política, la forma de acceder a ella y las finalidades del tratamiento.
• Base de datos: conjunto organizado de datos personales objeto de tratamiento.
• Dato personal: cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.
• Dato público: dato que no es semiprivado, privado ni sensible. Por ejemplo, los relativos al estado civil de las personas o a su profesión, y los contenidos en documentos públicos.
• Dato sensible: dato que afecta la intimidad del titular o cuyo uso indebido puede generar discriminación. Por ejemplo, los relativos a la salud y los datos biométricos.
• Encargado del tratamiento: persona que realiza el tratamiento de datos por cuenta del responsable.
• Responsable del tratamiento: persona que decide sobre la base de datos y su tratamiento. En este caso, la Federación.
• Titular: persona natural cuyos datos personales son objeto de tratamiento.
• Tratamiento: cualquier operación sobre datos personales, como recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.
• Transferencia: envío de datos a un receptor que, a su vez, es responsable del tratamiento, dentro o fuera de Colombia.
• Transmisión: comunicación de datos a un encargado, dentro o fuera de Colombia, para que los trate por cuenta del responsable.

2.4 Principios

La Federación aplica los principios del artículo 4 de la Ley 1581 de 2012:

Además, aplica la minimización: solo recolecta y publica los datos necesarios para cada finalidad. Por ejemplo, de los deportistas se publica el año de nacimiento, no la fecha completa.

2.5 Titulares y datos que se tratan

2.6 Finalidades del tratamiento

Deportistas, mayores y menores de edad

1. Tramitar el registro federado y su renovación.
2. Inscribir a los deportistas en competencias nacionales e internacionales y verificar su elegibilidad por categoría.
3. Elaborar y publicar resultados, clasificaciones, rankings y récords en el sitio web, en boletines y en medios de comunicación, con nombre, liga o delegación, año de nacimiento, prueba y marca. En el caso de los menores de edad, solo con la autorización prevista en el numeral 2.8.
4. Conformar selecciones y delegaciones nacionales, y gestionar su participación en eventos.
5. Reportar información a los organismos deportivos a los que la Federación está afiliada o con los que se relaciona: World Athletics y su Unidad de Integridad del Atletismo (AIU), la Confederación Sudamericana de Atletismo, el Comité Olímpico Colombiano, el Ministerio del Deporte y los organizadores de competencias.
6. Cumplir las obligaciones del programa antidopaje y de los reglamentos médicos y deportivos.
7. Conservar el archivo histórico y estadístico del atletismo colombiano.
8. Enviar comunicaciones sobre convocatorias, competencias y programas.
9. Con autorización separada y voluntaria, usar fotografías y videos de competencias para difusión institucional en el sitio web, en su canal de videos y en redes sociales.

Entrenadores, jueces, delegados y personal técnico

1. Gestionar su registro, acreditación, capacitación y designación en competencias.
2. Publicar su nombre y función cuando corresponda, por ejemplo en la designación de jueces o en la conformación de delegaciones.

Directivos

Publicar su nombre, cargo y fotografía institucional en el sitio web, y gestionar las comunicaciones propias de sus funciones.

Funcionarios y contratistas

1. Gestionar la relación laboral o contractual.
2. Dar acceso al panel de administración según su rol, y llevar el registro de actividad de las acciones que realizan en el panel, como medida de seguridad y trazabilidad.

Proveedores y personas que se comunican con la Federación

Gestionar la relación contractual, atender solicitudes y responder comunicaciones.

2.7 Datos sensibles

1. La Federación trata datos sensibles solo cuando es necesario para la práctica deportiva o por obligación legal o reglamentaria. Esto incluye:

   • Datos de salud: certificados de aptitud médica y la información de los procedimientos antidopaje, conforme a la Ley 845 de 2003, la Ley 1207 de 2008 y el Código Mundial Antidopaje.
   • Imagen: fotografías y videos en que el deportista sea identificable.
2. El titular no está obligado a autorizar el tratamiento de datos sensibles. Sin embargo, algunos son requisito para competir según los reglamentos deportivos, como el certificado médico o el sometimiento a controles antidopaje. En esos casos, la Federación informará previamente qué datos son obligatorios y por qué.
3. La autorización para usar la imagen del deportista con fines de difusión institucional es voluntaria e independiente: no condiciona la inscripción ni la participación en competencias.
4. Los datos de salud no se publican en el sitio web y solo acceden a ellos las personas que los necesitan para cumplir su función.

2.8 Datos de niños, niñas y adolescentes

1. La Federación trata datos de deportistas menores de edad únicamente cuando el tratamiento responde y respeta su interés superior y asegura el respeto de sus derechos fundamentales, conforme al artículo 7 de la Ley 1581 de 2012.
2. La autorización la otorga el representante legal del menor, por escrito, en el Formato B, que se puede descargar e imprimir desde el Sitio. Previamente se garantiza el derecho del menor a ser escuchado, y su opinión se valora según su madurez, autonomía y capacidad de entender el asunto.
3. La Federación no publica en el sitio web ningún dato de un deportista menor de edad sin la autorización previa y por escrito de su representante legal. Esto incluye resultados, rankings, fichas, fotografías y videos.

4. La autorización tiene dos opciones independientes, que el representante legal marca por separado:

   • publicación de resultados: nombre, liga o delegación, año de nacimiento, prueba y marca;
   • uso de la imagen: fotografías y videos en que el menor aparezca de forma identificable.

   Autorizar una no implica autorizar la otra, y ninguna condiciona la inscripción ni la participación del menor en competencias.

5. Mientras no exista la autorización, los resultados del menor no se publican en el sitio. En los relevos en que participe, se publica el equipo y su marca sin los nombres de los integrantes.
6. Fecha de nacimiento. El Formato B pide la fecha completa de nacimiento del menor, porque es necesaria para verificar su categoría y su elegibilidad conforme a los reglamentos de competición. Esa fecha se conserva en el archivo privado de la Federación. En el sitio web solo se publica el año de nacimiento.
7. Nunca se publican de un menor la fecha completa de nacimiento, el número de documento, los datos de contacto ni los datos de salud.
8. El representante legal puede revocar la autorización en cualquier momento y ejercer los derechos del numeral 2.10 en nombre del menor. Al revocarla, los datos se retiran del sitio conforme a los numerales 2.9 y 2.18.

2.9 Resultados deportivos y archivo histórico

1. La publicación de resultados, clasificaciones y rankings es propia de la actividad deportiva de la Federación. Garantiza la transparencia de las competencias y es necesaria para la verificación de marcas, la selección de deportistas y el reconocimiento de sus logros.
2. Los resultados publicados forman parte del archivo histórico y estadístico del atletismo colombiano, y se conservan con ese fin, conforme al literal d del artículo 10 de la Ley 1581 de 2012.

3. Retiro de datos de resultados publicados. El titular o su representante legal puede pedir que se retiren sus datos del sitio, mediante solicitud escrita y firmada enviada a contacto@fedeatletismocol.com o radicada en la sede de la Federación. Al aceptarla, la Federación:

   • retira el nombre del deportista de los resultados, donde la marca se conserva sin identificarlo para mantener la integridad de las clasificaciones, y lo retira de los rankings, sin cambiar la posición de los demás deportistas;
   • elimina del sitio su ficha y sus fotografías;
   • deja constancia de la solicitud, de la fecha y de lo que se retiró.
4. Boletines originales. Los boletines oficiales de cada competencia, que contienen la fecha completa de nacimiento, no se publican. Se conservan en un archivo privado, con acceso restringido y registrado, como soporte oficial de la competencia. Cuando un titular pide el retiro de sus datos, el boletín original se conserva en ese archivo con ese único fin, y queda escrito el motivo en la constancia de la solicitud.
5. Los errores en los resultados se corrigen a solicitud del titular o de oficio, previa verificación con el boletín oficial de la competencia.

2.10 Derechos de los titulares

Conforme al artículo 8 de la Ley 1581 de 2012, el titular tiene derecho a:

1. Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales, en especial cuando sean parciales, inexactos, incompletos o induzcan a error.
2. Solicitar prueba de la autorización otorgada, salvo cuando la ley no la exija.
3. Ser informado, previa solicitud, del uso que se ha dado a sus datos.
4. Presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio, una vez agotado el trámite de consulta o reclamo ante la Federación.
5. Revocar la autorización y solicitar la supresión de sus datos cuando no se respeten los principios, derechos y garantías legales. No procede cuando exista un deber legal o contractual de permanecer en la base de datos.
6. Acceder en forma gratuita a sus datos personales.

La revocatoria de la autorización puede ser total o parcial, por ejemplo solo para el uso de la imagen.

Estos derechos los ejercen el titular, sus causahabientes, su representante o apoderado, o quien haya estipulado a favor de otro. En el caso de los menores, los ejerce su representante legal.

2.11 Deberes de la Federación como responsable

La Federación cumple los deberes del artículo 17 de la Ley 1581 de 2012. Entre ellos:

1. garantizar al titular el ejercicio de sus derechos;
2. conservar prueba de la autorización;
3. informar al titular la finalidad del tratamiento;
4. conservar la información con las medidas de seguridad necesarias;
5. mantener la información actualizada y rectificarla cuando sea incorrecta;
6. exigir a sus encargados el cumplimiento de las condiciones de seguridad y privacidad;
7. tramitar consultas y reclamos en los términos de ley;
8. informar a la SIC cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y riesgos en la administración de la información.

2.12 Autorización

1. La autorización se obtiene por escrito, por medios electrónicos o mediante conductas inequívocas del titular que permitan concluir razonablemente que la otorgó. Esto ocurre, por ejemplo, en los formularios de registro federado, de inscripción a competencias o de vinculación laboral o contractual. Para los menores de edad, la autorización siempre es por escrito, conforme al numeral 2.8.
2. La Federación conserva la prueba de la autorización mientras se traten los datos.
3. Formatos. Los formatos de autorización para deportistas mayores de edad (Formato A) y para deportistas menores de edad (Formato B), y el de solicitud de retiro de datos (Formato C), están publicados en el Sitio para descargarlos e imprimirlos. Firmados, se entregan a la liga del deportista o se envían escaneados a contacto@fedeatletismocol.com.

4. No se requiere autorización en los casos del artículo 10 de la Ley 1581 de 2012:

   • información requerida por una entidad pública en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial;
   • datos de naturaleza pública;
   • casos de urgencia médica o sanitaria;
   • tratamiento autorizado por la ley para fines históricos, estadísticos o científicos;
   • datos relacionados con el registro civil de las personas.

2.13 Área responsable

La atención de consultas, reclamos y solicitudes está a cargo de la Secretaría Ejecutiva de la Federación:

• Correo: contacto@fedeatletismocol.com
• Dirección: Carrera 30 # 64-81, Bogotá D.C.
• Teléfono: +57 321 757 5375
• Horario: lunes a viernes, de 8:00 a. m. a 4:00 p. m.

2.14 Procedimiento para consultas y reclamos

Requisitos de la solicitud

Toda consulta o reclamo debe incluir:

1. nombre e identificación del titular y, si actúa otra persona, el documento que acredite su calidad (por ejemplo, el registro civil del menor y el documento del representante legal);
2. descripción clara de lo que solicita;
3. dirección o correo electrónico para la respuesta;
4. los documentos que quiera hacer valer.

Las solicitudes de retiro de datos de resultados publicados deben ser escritas y firmadas, conforme al numeral 2.9. Para hacerlo, la Federación pone a disposición el Formato C, que se puede descargar e imprimir desde el Sitio.

Consultas

Para conocer los datos que la Federación tiene sobre el titular o el uso que les ha dado:

• Se responden en un plazo máximo de diez (10) días hábiles desde su recibo.
• Si no es posible responder en ese plazo, se informa al interesado el motivo y la fecha de respuesta, que no puede superar cinco (5) días hábiles adicionales.

Reclamos

Para corregir, actualizar o suprimir datos, revocar la autorización o señalar un presunto incumplimiento:

1. Reclamo incompleto: si falta información, se requiere al interesado dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes a su recibo para que lo complete. Si pasan dos (2) meses sin que lo haga, se entiende que desistió.
2. Reclamo en trámite: dentro de los dos (2) días hábiles siguientes a su recibo completo, se incluye en la base de datos la leyenda "reclamo en trámite" junto al dato correspondiente, hasta que se decida.
3. Plazo de respuesta: máximo quince (15) días hábiles desde el día siguiente a su recibo. Si no es posible, se informa el motivo y la nueva fecha, que no puede superar ocho (8) días hábiles adicionales.
4. Traslado: si quien recibe el reclamo no es competente para resolverlo, lo traslada a quien corresponda en un término máximo de dos (2) días hábiles e informa al interesado.

Queja ante la SIC

El titular puede presentar queja ante la Superintendencia de Industria y Comercio una vez agotado el trámite de consulta o reclamo ante la Federación, conforme al artículo 16 de la Ley 1581 de 2012.

2.15 Transmisión y transferencia de datos

Transmisión a encargados

La Federación se apoya en proveedores que tratan datos por su cuenta, bajo contratos que los obligan a cumplir esta política y las normas de protección de datos:

Transferencia a otros responsables

Para cumplir las finalidades deportivas, la Federación transfiere datos a:

• En Colombia: Comité Olímpico Colombiano, Ministerio del Deporte y ligas departamentales afiliadas.
• Fuera de Colombia: World Athletics (Mónaco), la Confederación Sudamericana de Atletismo, la Unidad de Integridad del Atletismo (AIU), organismos antidopaje competentes y organizadores de competencias internacionales en las que participen deportistas colombianos.

Las transferencias internacionales se realizan conforme al artículo 26 de la Ley 1581 de 2012: con la autorización del titular, cuando sean necesarias para la ejecución de la relación deportiva, o hacia países que ofrezcan niveles adecuados de protección según la Superintendencia de Industria y Comercio.

2.16 Medidas de seguridad

La Federación y sus encargados aplican, entre otras, estas medidas:

1. acceso al panel de administración solo con cuenta institucional, verificación en dos pasos y permisos según el rol de cada persona;
2. registro de actividad de las acciones realizadas en el panel;
3. cifrado de la información en tránsito;
4. almacenamiento privado de los boletines originales de resultados, con acceso restringido y registro de cada acceso;
5. controles en el panel que impiden publicar un boletín original de resultados y que exigen confirmar, al subir cada fotografía, que en ella no aparecen menores identificables;
6. copia de seguridad diaria de la base de datos y archivo continuo de sus cambios, con prueba de restauración;
7. minimización: en las bases del sitio se guarda solo el año de nacimiento de los deportistas.

2.17 Cookies y servicios de terceros del sitio web

1. El sitio no usa cookies propias para identificar a quienes lo visitan. El panel de administración usa cookies técnicas, estrictamente necesarias para mantener la sesión de los funcionarios autorizados.

2. Servicios de terceros incrustados:

   • Los mapas usan Google Maps, que puede usar cookies según la Política de Privacidad de Google (https://policies.google.com/privacy).
   • Los videos se muestran desde YouTube, mediante los Servicios de API de YouTube y en su modo de privacidad mejorada, que no instala cookies de seguimiento hasta que el visitante reproduce el video. Al reproducirlo, aplican los Términos de Servicio de YouTube (https://www.youtube.com/t/terms) y la Política de Privacidad de Google. La Federación no recibe de YouTube datos personales de quienes ven los videos.
3. Analítica. Si en el futuro se activa una herramienta de analítica que use cookies, se informará en esta sección y se pedirá el consentimiento del visitante antes de instalarlas.
4. El visitante puede bloquear o eliminar las cookies desde la configuración de su navegador.

2.18 Conservación de los datos

1. Los datos se conservan mientras sean necesarios para las finalidades descritas, mientras exista la relación con el titular, o durante los plazos que exijan las normas aplicables.
2. Los resultados deportivos se conservan como archivo histórico, y los boletines originales en archivo privado, conforme al numeral 2.9.
3. El registro de actividad del panel se conserva como medida de seguridad. A los dos (2) años se eliminan de él los nombres de los deportistas y demás personas que aparezcan en el registro, y se conserva qué usuario del panel realizó cada acción.
4. Supresión por solicitud del titular. Lo que se retira por una solicitud deja de estar disponible en el sitio y en el panel en el momento del retiro. Los archivos pueden permanecer hasta siete (7) días en el almacenamiento, y los datos hasta treinta y siete (37) días en las copias de seguridad de la base de datos, en ambos casos sin acceso público, antes de eliminarse definitivamente.

2.19 Registro Nacional de Bases de Datos

La Federación inscribirá sus bases de datos en el Registro Nacional de Bases de Datos administrado por la Superintendencia de Industria y Comercio, cuando esté obligada conforme a la normativa vigente.

2.20 Modificaciones y vigencia

1. Cualquier cambio sustancial a esta política se comunicará a los titulares antes de su aplicación, a través del sitio web y de los canales de comunicación de la Federación.
2. Esta política rige desde su publicación en el sitio web de la Federación.
3. Las bases de datos permanecen vigentes mientras se cumplan las finalidades para las que fueron creadas.